キーボックスの暗証番号を安全に伝えるための管理実務

キーボックス（現地に設置した鍵の保管箱）の暗証番号は、内覧対応を速くする一方で、伝える相手・時刻・記録を切り分けて扱う必要がある情報です。鍵情報（鍵の保管場所と暗証番号）を登録しただけで見られる運用ではないことを、まず担当者間でそろえます。

この記事では、anken.で鍵情報がいつ開示されるかを確認し、内覧前後の確認作業に落とし込む手順を整理します。登録と開示を同じ作業として扱わないことが出発点です。

登録・開示・記録を分けて確認する手順

鍵情報の取扱いでは、情報を登録する工程と、相手に開示される工程を分けて捉えます。anken.では、鍵情報を登録しただけでは相手に開示されません。

1. まず、鍵の保管場所と暗証番号を鍵情報として登録します。この時点では相手に開示されないことを確認し、登録作業だけで伝達が完了したと判断しないようにします。

2. 次に、名刺が提出された後であることと、内覧日時が確定していることを確認します。この2つがそろうと、確定した内覧日時の前後24時間だけ鍵情報が開示されます。

3. 開示時間外であれば、鍵情報そのものではなく、いつから閲覧できるかの説明を確認します。時間外に見られない理由と閲覧可能時期を切り分けるためです。

4. ホスト（物件を預かっている元付側の担当者）が明示的に送った場合は例外として開示されます。例外的な開示では、誰にいつ開示したかの記録まで確認します。

個人データを扱う場合には、漏えいなどを防ぐために必要かつ適切な安全管理措置をとることが定められています（安全管理を求める個人情報保護法第23条）。また、業務上知り得た秘密を正当な理由なく他に漏らさないことも定められています（秘密を守る宅地建物取引業法第45条）。鍵情報の運用では、開示対象と開示時刻を限定し、後から確認できる状態にする視点が重要です。

鍵情報は「見せる条件」と「後から確認できる記録」で管理する

まとめると、鍵情報の管理では、登録しただけでは開示されないことを前提に、名刺提出、確定済みの内覧日時、開示時間を順に確認します。時間外には閲覧可能時期の説明を確認し、ホストによる明示送信は例外として記録とあわせて扱います。

個人データの取扱状況を確認する手段として、システムログその他の記録やアクセスログで検証できる方法が例示されています。個人データの第三者提供に当たり記録義務が適用される場合には、提供年月日、第三者の氏名または名称などを記録事項として確認します。鍵情報の開示先と開示時刻が残る状態は、日々の内覧対応を見直す際の確認材料になります。

この確認作業は、anken. では鍵情報の開示先と開示時刻が記録として残るため、後から追いかけられます。